Para que um projeto tenha sucesso, é fundamental que ele seja assertivo e planejado desde o início. Além disso, todas as pessoas envolvidas devem estar constantemente comprometidas com ele. Por isso, a reunião de kick-off é um encontro necessário.
No entanto, muitos se perguntam o que é, de fato, uma reunião de kick off, sobretudo, os profissionais mais jovens do mercado. Trata-se de uma dúvida comum e normal, mas que deve ser esclarecida.
Afinal, o que é reunião de kick-off? Trata-se de um encontro que acontece sempre no início de cada projeto. Ela envolve tanto os gestores das áreas, quanto os stakeholders, tendo como objetivo principal alinhar os detalhes de cada etapa do escopo.
Para que a reunião de kick-off seja produtiva para cada uma das pessoas, é fundamental que ela seja minuciosamente planejada. Por isso, tenha em mente que, nesse tipo de reunião, os principais pontos dizem respeito aos objetivos, aos prazos, às entregas, ao cronograma e às restrições do projeto.
Após entender o objetivo e os principais assuntos a serem abordados, é importante saber o que apresentar em uma reunião de kick-off. Para que o decorrer do encontro seja organizado e produtivo, a dica é separá-lo por blocos.
O primeiro passo de uma reunião de kick-off é a assinatura do termo de abertura de projeto (TAP) por parte dos patrocinadores e da gerência. Trata-se de um documento que formaliza o início do plano geral, tendo especificações sobre justificativa, objetivos, recursos, stakeholders, cronograma, recursos e riscos.
Assinado o termo, é possível abordar outros assuntos essenciais de uma reunião de kick-off. Sendo assim, vale começar pelo escopo, uma etapa fundamental, já que qualquer desvio de curva pode afetar todas as áreas do projeto. Ele deve detalhar cada entrega que leva ao resultado final do que foi estipulado.
Vamos a um exemplo: se você é dono de um e-commerce e contratou os serviços de marketing de uma empresa, o escopo deve detalhar cada tipo de entrega que, nesse caso, pode envolver planejamento de campanhas de performance, SEO, conteúdo e gestão de redes sociais, por exemplo.
Essa etapa da reunião de kick-off é fundamental para o alinhamento de expectativas entre os gestores e os stakeholders, evitando desencontros no desenrolar do projeto.
O cronograma é um dos pilares do escopo, mas vale ressaltar que ele merece uma atenção especial durante a reunião. Isso porque todo o andamento, o ritmo dos entregáveis e o sucesso final do projeto dependem diretamente do cumprimento de prazos, tanto dos funcionários da organização que presta serviço, quanto do ritmo de aprovação e implementação dos clientes.
A metodologia é outro ponto crucial de qualquer projeto, por isso, trata-se de um tópico imprescindível nesse tipo de reunião. Nela, é importante que os gestores expliquem qual é o tipo de método abordado: tradicional, ágil ou própria.
É importante que todos os envolvidos no projeto estejam cientes da metodologia utilizada, já que ela determina como o trabalho será realizado, portanto, está totalmente ligada ao dia a dia da equipe e ao ritmo de entregas.
Por fim, está a apresentação minuciosa da equipe. Esse tópico é válido para esclarecer qual é a função de cada pessoa envolvida no projeto, assim, todos saberão quem procurar em momento de dúvidas específicas.
Nessa etapa, também vale comentar a experiência e a especialidade de cada pessoa, para conquistar a confiança dos stakeholders, um fator fundamental no início do projeto.
A duração de uma reunião de kick-off pode variar muito de acordo com o tamanho do escopo e a quantidade de pessoas envolvidas. Para projetos pequenos, vale considerar de 30 a 45 minutos. Já para os grandes, pode ser necessário cerca de 2h30. Nesse caso, é interessante fazer uma pausa para repor as energias.
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