Como planejar, conduzir e concluir uma reunião de equipe

As reuniões têm demorado mais do que o necessário ou você tem saído com a impressão de que poucos pontos foram esclarecidos? Saber como planejar, conduzir e concluir uma reunião de equipe é fundamental para a produtividade de todos os envolvidos.

Se você atua no mundo corporativo, sabe que as reuniões são constantes. O grande problema é que algumas delas não são aproveitadas como deveriam. Por essa razão, existe uma dúvida esmagadora, feita por diversos profissionais: afinal, como fazer uma reunião de equipe de trabalho realmente produtiva? Te explicamos em cinco passos!

Planejamento de uma reunião produtiva

Caso você seja o líder, é fundamental saber como planejar uma reunião de equipe. O ponto básico é estipular o horário e, em seguida, os tópicos a serem abordados. Feito isso, compartilhe com todos os participantes qual é o objetivo do encontro para que possam se preparar.

Se você é um dos convidados da reunião de equipe, atente-se aos objetivos e às pautas que serão abordadas. Esse passo é importante para reunir todas as informações relevantes e estar preparado para esclarecer todas as possíveis dúvidas no momento do encontro.

Cuidados e intervenções durante a reunião

Quando comparado a uma reunião com investidores, clientes ou kick-off, o encontro de time costuma ter um clima mais descontraído. No entanto, é importante saber como conduzir uma reunião de equipe para que as conversas paralelas não se tornem um problema.

Tenha em mente que tocar em amenidades, vez ou outra, não se trata de um grande problema. Porém, isso precisa ser dosado para que o encontro seja, de fato, produtivo. Por isso, ao perceber que um colega se distanciou da pauta, espere ele terminar de falar e toque novamente no assunto principal.

Além disso, durante uma reunião de equipe, praticar a auto-observação e o controle é uma iniciativa fundamental para que você não seja a pessoa que desvia do foco e coloca a produtividade em risco.

Ainda existem várias outras ideias para reunião de equipe, com o objetivo de que todos se mantenham focados e na mesma página. Uma delas é contar com a ajuda de um quadro, lousa ou post it nas paredes para que alguém anote os principais pontos levantados durante o encontro.

Além de ser uma maneira de manter o engajamento dos colaboradores durante toda a reunião de equipe, esta é uma forma de colaboração em conjunto. No caso dos encontros de brainstorming, por exemplo, esse exercício de anotações em grupo é sempre uma boa pedida.

Importância dos momentos pós-reunião

Saber como realizar uma reunião de equipe é fundamental para o devido aproveitamento dela. Entretanto, saber como concluí-la também é imprescindível. Caso os assuntos tenham sido diversos, e a lista de ações pós-encontro seja extensa, é importante que algum colaborador seja responsável pela realização de uma ata.

A ata é a documentação de uma reunião. Nela, é importante pontuar as principais discussões abordadas, bem como as tarefas após o encontro, especificando quais são as ações necessárias, bem como quem são os funcionários responsáveis por cada uma delas.

Dessa maneira, é possível sair com um plano de ação e se livrar da sensação de que a reunião foi uma perda de tempo ou poderia ter sido um simples e-mail.

Pausa pequena em reuniões longas

No caso das reuniões longas, fazer uma pequena pausa pode ser a melhor saída para retomar a energia e a concentração. Nesse momento, vale levantar um pouco para esticar as pernas e alongar o corpo. Se o cansaço e o sono estão falando mais alto, lavar o rosto com água gelada também é uma boa pedida para despertar.

Tomar uma bebida também é de praxe. Nesse caso, vá além da tradicional água ou do café e surpreenda seus funcionários com outras opções. Ainda não conhece a máquina B.blend? Ela é a melhor aposta para esses momentos!

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